木村栄二 議事録 書き方

議事録が簡単に作成できる

役員会議事録を一度でも書いたことのある人ならその大変さがわかると思います。

以前はカセットテ−プに録音した議事内容の会話の音声を何回も別室にこもって聞きながら

ノ−トに書き出していきこれをワ-プロがまだできていなかった時代はタイプで活字を拾い

ながら打っていました。今ではそんなことをしている事務所は無いと思います。


議事録は2? 3時間程度の役員会の議事の発言内容を記録して議事録として製本のよう

な形にし、完成したら役員の方に印鑑をもらうことになっています。


ところがこの議事録は本当に作成するのが大変です。別室にこもって聞いていても、議事内容の

発言が非常にわかりにくいのです。役員の人はかなりの年齢の人が多く一人の発言時間が多い

のですが"結局何が言いたいのかよくわからない!何を言っているのかもわからない!"という発言

が多すぎるのです。


議事録を書いているとこの役員は議事に賛成しているのか反対しているのかどっちなんだと思うこ

とがたくさんありすぎます。


それでも、議案に対しては議案ごとに挙手などで賛成、反対の賛否をとるので一応は意思表示は

はっきりするのですが発言内容は賛否のどちらでもないような発言が多すぎるのです。


一番困ってしまうのは議事録が完成して印鑑をもらう時になって「わしはこんなことは言っていない」

という人が多いことです。こちらはICレコ−ダ−に記録された内容通りワ-プロで打って行っているので

、間違いはないのですが、これには本当に困ってしまいます。議事録は作成されてしまっているし、

他の役員からは印鑑をもうすでにもらっているため再度、印鑑をもらうことなどもうできないからです。

しかし、どうしても「書き直してくれ」という役員には「それではICレコ−ダ−の音声をきいていただけま

すか」というとたいていの場合は「そこまでする必要はない」と印鑑を押印してくれますが、この場合が

最大の"難所"です。



もっとも、このような"注文"をつける役員の方は大体において決まっています。そのような方の性格を

つかむことが大事なのですが、最初はよくわかりません。しかし、何度も話をしていくうちに「こういう風な

人なんだ」とわかるのですがなかなかそこまでたどり着けるのに時間がかかります。




木村栄二の議事録の書き方の紹介


木村栄二@議事録の書き方



ここで紹介する木村栄二の議事録の書き方「議事録作成の真髄」というのは、この議事録作成に

ついて作者の経験もあることなのでしょうが大変よくまとまっています。このマニアルにあるように議事録

を作成するのは、ICレコ−ダ−の音声をそのままテキストに直すだけでなく、これを読む人がどういう

気になるだろうかということがよく書かれています。


つまり、担当者が作成した議事録が内部決済で総務役席者、統括部役席そして常勤役員に回っていくとき

議事録内容がうまく議案提案者の意志に沿うものかそして発言者の非常勤役員の意志が"とりだてて賛成

しないのだが反対する理由もない"というようなところをつかんで書くというところです。


こちらからです  議事録作成の真髄






議事録作成の強力な武器 ドラゴンスピ−チ


議事録の作成について以前は別室で議事の内容を

ヘッドフォンで注意しながら聴きテキストに直して

いましたが、音声を直接テキストに変換してくれる

機器があります。

今使っているのがジャストシステム社のドラゴン

スピ−チというもので発言内容の音声がはっきり

しなかったり、マイクの雑音があったりすればもちろん

その部分はテキストに変換されませんがワ-プロを

最初から打っていくよりははるかに楽です。

もっとも役員会等の議事録はそれなりの形式が

あるので冗漫な発言をすべて記録していくと一人

の役員の発言が数ペ−ジにも及ぶ場合もあるため

この場合は極力、「何が言いたいのか」という要旨

を抜き出して再構成することもあります。

この場合は大変苦心します。

この場合もこのドラゴンスピ−チが威力を発揮します。

音声が自動的に変換されたテキストをまとめればいいわけです。


使い方はいたって簡単でICレコ−ダ−にセットされたSDメモリで記録された音声をパソコンにセットした

ドラゴンスピ−チで変換するだけです。2時間程度の記録なら変換するのに1分もかかりません。

こちらからです  ドラゴンスピ−チ